生成AIの研修を受けた直後は、多くの人が試します。会議の議事録を要約する、メールの下書きを作る、資料の見出し案を考える。研修の場では「これは使える」と感じた人も多いはずです。
ところが数週間たつと、使っているのは一部の人だけになっている。そうした職場は珍しくありません。
使われなくなる理由は、本人のやる気やAIの性能とは限りません。研修のあとに「いつ・何に・どう使うか」が決まっていないことが、大きな要因になっている場合があります。今回は、その理由を3つに分けて整理し、研修のあとに決めておきたいことを紹介します。
使われなくなる3つの理由
以下は、研修後の定着を考えるうえでの一般的な整理です。特定の企業の事例や、効果を測定した結果ではありません。
1．「どの仕事に使うか」が決まっていない
研修では、さまざまな使い方を教わります。ただ、それを自分の毎日の仕事に当てはめて考える時間は、研修の中では取りにくいものです。
「何にでも使える」という状態は、「使うきっかけがない」状態と紙一重です。忙しい日には、慣れた方法で済ませてしまいます。
そこで、繰り返し発生する仕事を一つだけ決めておきます。毎週の会議の議事録、毎月の活動報告、よくある問い合わせへの返信などです。使う場面が決まっていれば、「今日は使うかどうか」を毎回考えずに済みます。
2．「確認の手順」がなく、結局やり直しになる
AIが作った文章を、そのまま使える場面は多くありません。元の資料と照らす、数字や固有名詞を見る、といった確認が必要です。
この確認のやり方が決まっていないと、使うたびに「これで合っているのか」と迷います。直しが多くなれば、自分で書いたほうが早いと感じて、使わなくなります。
確認の手順は、短いもので構いません。例えば議事録なら、「やること」「担当」「期限」の3つがそろっているかを見る。数字と名前を元のメモと照らす。決まっていない項目は「未定」と書かれているかを見る。こうした数行でも、迷いはかなり減ります。
3．「入力してよい情報」が人によって違う
「これは入力してよいのだろうか」と迷うと、慎重な人ほど使わなくなります。反対に、基準が曖昧なまま使う人が出てくると、情報の扱いにばらつきが生まれます。
社内ルールは、厚い文書である必要はありません。入力してよい情報としてはいけない情報の例、使ってよいAIサービスの範囲、迷ったときに誰に聞くか。この3点が書かれているだけでも、使う側の迷いは小さくなります。
なお、利用条件や情報の扱いは、契約しているサービスやプランによって異なります。自社の契約内容と最新の公式案内で確かめたうえで、社内の基準を決めてください。
研修のあと、最初の2週間で決めること
研修を「受けて終わり」にしないために、次の順で進める方法が考えられます。
1．使う仕事を一つ決める
繰り返し発生し、担当者が内容の正しさを判断でき、失敗しても影響が小さい仕事を選びます。最初から重要な書類を選ぶ必要はありません。
2．確認の手順を数行で書く
見る点を決め、書き出します。作った人だけでなく、別の人が見ても同じように確認できる書き方にしておくと、共有しやすくなります。
3．入力してよい情報を決める
例を数個挙げるだけで構いません。「顧客名が分かる情報は入れない」のように、判断しやすい言葉で書いておきます。
4．2週間後に振り返る
使った回数に加え、どれくらい時間がかかったか、何を直したかを確認します。うまくいかなかった点があれば、使う仕事や確認の手順を見直します。
この4つは、研修を受けた本人だけでなく、部署で共有しておくのがおすすめです。一人の工夫で終わらせず、手順として残すことで、人が変わっても続けやすくなります。
進めるときに確認したいこと
次の3点を、チームで確かめてみてください。
研修で教わったことのうち、自分たちの仕事で使えるものはどれか。確認の手順は、誰が見ても同じようにできる形になっているか。入力してよい情報の線引きが、チームで同じになっているか。
どれか一つでもあいまいなら、そこが使われなくなる入り口かもしれません。全部を一度に整えようとせず、手近なところから一つずつ決めていけば十分です。
まずは、仕事を一つ選ぶ
研修で学んだことを現場に根づかせるには、使う仕事と確認の手順を先に決めておくことが助けになります。大きな仕組みを作る前に、繰り返し作る文書や、定型の返信を一つ選んでみてください。
選んだ仕事で、これまでのやり方と比べてみます。下書きができるまでの時間だけでなく、確認や手直しにかかる手間も含めて見ます。うまくいけば次の仕事へ、いかなければ手順を見直す。その繰り返しが、自社に合った使い方につながります。
アイ・ルミナスでは、生成AI研修、業務改善、伴走支援を通じて、一人ひとりの仕事に一緒に向き合うことを大切にしています。研修のあとに何を決めておくか、どの仕事から始めるか迷っている方は、日頃の業務で困っていることからお聞かせください。