Google Workspace を使い始めたら、最初に決める3つ　共有ドライブ・共有ルール・2段階認証

メールもファイルも予定も、Google Workspace にまとめた。便利になった一方で、ファイルの置き場所や共有の範囲は、人によってばらばらになりがちです。

使い始めの時期に決めておきたい3つと、慣れてきた後の使い方を整理します。

1．会社の資料は、共有ドライブに置く

Google Drive には、ファイルの置き場所が2種類あります。一人ひとりの「マイドライブ」と、チームで使う「共有ドライブ」です。

見た目は似ていますが、違いは「ファイルが誰のものか」です。マイドライブのファイルは、作った本人のものです。その人が辞める時に引き継ぎをしないと、アカウントと一緒にファイルも消えてしまいます。共有ドライブのファイルは会社のもので、作った人のアカウントがなくなっても残ります。

見積書や契約書、手順書など、会社として残すべき資料は、最初から共有ドライブに置く。これを決めておくだけで、「あの資料はどこにある？」が減ります。

【判断の材料】Google は、共有ドライブのファイルは組織のもので、管理者がユーザーのアカウントを削除した後も残ると説明しています。マイドライブのファイルは、退職時に所有権を移さないと削除されます。なお、マイドライブから共有ドライブへファイルを移すと、共有ドライブのメンバーでない人はそのファイルを見られなくなることがあります。移す時は、誰が見る必要があるかを先に確かめてください。

2．社外に出してはいけないファイルを決める

「このファイル、社外の人も見られる設定になっていた」。共有のミスは、悪意がなくても起こります。

一人ひとりの注意に頼るだけでは、いつか漏れます。まずは「社外に出してはいけないファイルは何か」を決め、そのうえで仕組みとして止める方法を考えます。

【判断の材料】Google Drive では、2026年9月から、ファイルの中身の機密度と共有相手の条件を1つのルールにまとめて設定できるようになりました。条件に当たるファイルについて、社外への共有を止めたり、決めた相手にだけ共有を許したりできます。使える機能はプランによって違うので、自社の管理画面で確認してください。

この仕組みを使うかどうかにかかわらず、「社外に出してはいけないファイルの例」を書き出しておくことは、どの会社でもすぐにできます。

3．2段階認証を、管理者から必須にする

パスワードが漏れても、それだけではログインできないようにする。それが2段階認証です。

Google Workspace では、管理者が社員全員に2段階認証を必須にできます。パスワードの代わりに、スマホの指紋認証や顔認証などでログインできる「パスキー」も使えます。

一度に全員へ広げると、ログインできずに困る人が出ることもあります。まずは管理者のアカウントから。次に、社外とのやり取りが多い人へ、と順番に広げていくと進めやすくなります。

【判断の材料】Google は、管理コンソールから部署やグループ単位で2段階認証を必須にできると案内しています。新しく入った人には、1日から6か月の間で登録までの猶予期間を設けられます。また、Google は管理者アカウントへの2段階認証の必須化を進めると案内しています。必須にすると締め出しが起きることがあるため、予備のコードを用意するなど、事前の準備も勧めています。